ANIMER LES ENTRETIENS ANNUELS

Instaurer un climat de confiance : une condition non-négociable

Un entretien annuel d’évaluation efficace repose sur une relation de confiance et un cadre serein. C’est un moment d’échange, pas un interrogatoire. Votre collaborateur doit se sentir libre d’exprimer son ressenti et ses aspirations. De votre côté, c’est une opportunité pour recueillir un feed-back sur votre propre management.

L’état d’esprit du manager : la clé de la neutralité et de l’ouverture

Maîtriser son stress et ses émotions : si vous arrivez tendu, votre collaborateur le ressentira immédiatement et cela dégradera la qualité des échanges. Mettez de côté tout stress externe.
Adopter une posture positive et constructive : même en cas de tensions passées, recentrez-vous sur l’évaluation globale de l’année.
Prendre du recul : évaluez objectivement, sans laisser place aux jugements biaisés ou aux interprétations excessives.
Assurer une pleine disponibilité : pas d’interruptions, téléphone en silencieux, et un timing flexible pour laisser place aux échanges.

Communication verbale et non verbale : l’impact du langage corporel

Posture et attitude : montrez-vous ouvert, attentif, et bienveillant. Votre langage corporel doit inspirer confiance.
Observer les signaux faibles : le non-verbal en dit long. Frustration, stress, malaise… Soyez attentif et ajustez votre communication en conséquence.
Pratiquer l’écoute active : reformulez, questionnez, encouragez votre interlocuteur à développer ses idées sans lui couper la parole.

Qualités essentielles pour un entretien réussi

Écoute active : soyez pleinement présent, à l’écoute des mots et du non-verbal.
Empathie : comprenez votre collaborateur sans juger ni projeter vos propres perceptions.
Objectivité : basez-vous sur des faits, pas sur des ressentis.
Bienveillance : accompagnez plutôt que sanctionner. Valorisez les compétences et proposez des axes d’amélioration.

Éviter les pièges classiques

Ne pas transformer l’entretien en monologue : laissez de l’espace à votre collaborateur.
Ne pas imposer des objectifs unilatéralement : co-construisez-les.
Ne pas minimiser les réussites : un feedback positif bien formulé est un levier puissant de motivation.
Ne pas négliger le suivi : un entretien annuel efficace ne s’arrête pas à la signature du compte rendu.

En conclusion : les règles d’or

Préparer l’entretien : c’est 50 % de la réussite.
Rester factuel, appuyer ses remarques sur des données tangibles.
Respecter l’interlocuteur : évaluer son travail, jamais sa personne.
Tenir ses engagements : ne promettre que ce que l’on peut réaliser.

Un entretien d’évaluation bien mené n’est pas qu’une formalité RH, c’est un véritable outil de management et de motivation. Maîtrisez-le et transformez-le en levier de performance collective.

Les étapes de l'entretien annuel

Un entretien annuel d’évaluation se déroule en 4 étapes principales : l’accueil, l’analyse de l’année écoulée, la fixation de nouveaux objectifs et enfin un point de synthèse sur la rencontre.
En quoi consiste précisément chacune de ces phases ?

Accueil

De cette première étape dépend le succès ou non de la rencontre.
C’est le moment où le manager doit, dès les premières minutes, être capable d’instaurer un climat de confiance et accueillir pleinement son collaborateur.
Salle fermée, à l’abris des regards et/ou oreilles indiscrètes ; consigne de ne pas déranger, sauf urgence ; désactivation des notifications de smartphone ou autre ; confort du lieu ; climat serein ; etc.
C’est également au cours de cette phase que le manager rappelle l’objectif global de cette rencontre ainsi que son déroulement (points abordés, suites de l’échange, etc.).
Prenez quelques minutes pour rappeler les règles du jeu:
Convivialité et respect
Droit au désaccord et recherche de l’accord
Confidentialité et communication au N+2 et RH

Une fois les conditions de l’entretien exposées et les règles et objectifs de la rencontre rappelés, le manager veillera à rapidement donner la parole à son évalué.

Faire le point

Il s’agit de faire le bilan de l’année écoulée en termes de réussites, d’écueils éventuels, difficultés, attentes, feedback, satisfaction, accompagnement, etc.
L’évaluation en elle-même se base sur une grille d’évaluation préalablement établie et remise aux 2 parties, afin que chacun en prenne connaissance et la remplisse (l’évalué s’auto-évalue). Ce, le plus objectivement possible.

Evaluation du collaborateur dans son poste
L’objectif est de vérifier que l’évalué fait son travail correctement, dans les meilleures conditions possibles, qu’il répond aux attentes du poste qu’il occupe.
Il s’agit également de faire émerger d’éventuelles lacunes ou bien une certaine lassitude dans la mission afin d’y remédier le plus adéquatement possible et d’échanger sur les axes d’amélioration.

Mesure des résultats obtenus quant aux objectifs fixés lors du dernier entretien d’évaluation : l’évalué présente son auto-évaluation à son supérieur qui le laisse s’exprimer avant de donner sa propre vision des choses.
En cas de désaccord sur certains points, les 2 protagonistes remettent la situation dans son contexte et mènent une analyse basée sur des faits précis, évitant ainsi tout jugement ou perception erronée.
Mesure des compétences nécessaires pour ledit poste : à quel niveau se situe l’évalué quant aux missions qui lui incombent (“Point d’amélioration prioritaire”, “En dessous du niveau attendu”,” Atteinte du niveau attendu”, “Au-dessus du niveau attendu”, “Excellence”) ?

Evaluation globale du collaborateur
Il s’agit d’évaluer le comportement du collaborateur au sein de son équipe, son service, voire dans l’entreprise.
Les questions sont de l’ordre : l’évalué est-il bien intégré dans l’entreprise ? Entretient-il de bons rapports avec ses collègues ? Son poste est-il en adéquation avec ses compétences ? L’évalué présente-t-il des signaux de stress à prendre en compte ? etc.

La mise en perspective pour l'année à venir

Cette phase consiste pour le manager et son collaborateur à définir ensemble de nouveaux objectifs, trouver des pistes d’amélioration et/ou moyens, actions à mettre en œuvre afin de progresser au niveau des points “faibles” mis au jour, améliorer la performance, développer les talents, etc.
Il est important que le collaborateur puisse s’exprimer sur le sujet et notamment préférable de lui laisser la possibilité de proposer ses objectifs, de faire des propositions ou suggestions plutôt que de les lui imposer : formation, coaching, entretiens réguliers afin d’acter les progrès, etc.

Comment fixer des objectifs ?

Limiter le nombre d’objectifs à 4 ou 5: se focaliser sur les plus importants, les plus motivants afin d’éviter le découragement et la dispersion.
Définir des objectifs SMART simples, mesurables, ambitieux, réalistes et temporels : ils doivent être clairs, précis, adaptés au poste et à la qualification du salarié, compréhensibles, atteignables tout en étant motivants, définis dans le temps.
Fixer des objectifs de type performance et des objectifs de type engagement ou comportementaux.
Déterminer des objectifs stables sur l’année : en cas d’évolutions imprévues liées au marché ou à la conjoncture, ils pourront être revus à la baisse ou à la hausse.

Quand on voyage vers un objectif, il est très important de prêter attention au chemin. C'est toujours le chemin qui nous enseigne la meilleure façon d'y parvenir, et il nous enrichit à mesure que nous le parcourons.

Paulo COELHO

Synthèse

La clôture de l’entretien se fait par une synthèse rédigée par le manager de tout ce qui a été dit et décidé au cours de la rencontre : évaluation, points positifs, points à améliorer, engagements réciproques, éventuelles prochaines rencontres convenues. Le salarié est également amené à donner son impression sur cet échange.

Ce compte-rendu, comportant un contrat d’objectifs est rédigé et signé par les 2 parties.
Il servira de base pour l’entretien annuel de l’année suivante.
Question: Mon collaborateur ne veut pas signer, que faire?
Pas de panique, ce document n’a pas de valeur contractuelle, la signature n’est là que pour prouver la présence du collaborateur et sa connaissance du contenu. N’insistez pas et laisser décanter quelques jours.